• Blog >
  • Етап 7. Завершення проекту
RSS Feed

Етап 7. Завершення проекту

Якщо все було передбачено і сплановано правильно, цілі були амбіційними і реалістичними, люди підготовлені і бізнес-процеси налагоджені, то з величезною вірогідністю до завершення проекту весь колектив підійшов у піднесеному настрої і з відчутними результатами. І навіть якщо на шляху були труднощі, а щось в постійному режимі йшло не так, то в будь-якому випадку, досвід, він же “син помилок важких”, вже отримано. А значить, всій команді точно є, що робити. Аналізувати, робити висновки і вже потім відзначати досягнення.

7-й етап — завершення проекту, в незалежності від того, наскільки задовільні результати, однозначно є потужним інструментом для подальшого розвитку і прогресу. Важливо приділяти відповідну цілеспрямовану увагу якісній рефлексії за кількома ключовими напрямками. Загалом, в залежності від розвитку подій і загальних показників успішності, дану рефлексію можна проводити в декількох форматах: індивідуальні або групові / командні сесії, або ж це може бути формат саморефлексії.

Якщо ми говоримо про сесії, потрібно провести координаційну зустріч з коучами, де додатково узгодити формат рамки результату для цих взаємодій. Якщо ж ми розглядаємо формат саморефлексії, то завчасно необхідно буде розробити питання по кожному напрямку. Фактично, відповідаючи на ці питання, учасники можуть зробити свої відкриття та висновки і, вже далі, ключові позиції внести в свої ІПРи, а також в форми зворотнього зв'язку (звітні документи), дані з яких, в подальшому, може опрацювати організаційна команда.

І все ж, подібну роботу, на мій погляд, краще проводити за участю коучів. 
Чому?
Тому що коуч зверне увагу на те, що сам клієнт може втратити і не помітити серед своїх реакцій. А це важливо для того, щоб якісно спланувати свій подальший розвиток.

Ще один важливий аспект даного етапу — до рефлексії можна приступати тільки після того, коли горизонт фіналу чітко зрозумілий — терміни, показники, дії, зони впливу та відповідальності. Тобто, іншими словами, коли до завершення залишаються умовно "технічні моменти" і ніяких надзусиль вже здійснювати не доведеться. Мозок наш влаштований таким чином, що в складних і стресових умовах він з більшою ймовірністю та готовністю сфокусується на розробці варіантів того, як можна все ж досягти поставлених завдань, ніж на рефлексії.

Адже аналіз власних дій, як і бездіяльності, вимагає розслабленого, в ідеалі потокового стану. Тому в даний час — спочатку фокус на результаті, а після — на особистості.

Отже, напрямки для фінальної рефлексії:

1. включеність в процеси — індивідуальна та командна

2. своєчасність дій, що виконуються

3. навички та компетенції — сильні сторони та зони розвитку

4. психо-емоційний фон — цінності, які були актуалізовані під час проекту

5. самоідентифікація учасників на момент завершення

6. подальше бачення учасниками своєї позиції та свого вкладу в компанії.

Опрацювання даних аспектів учасниками на етапі останніх сесій допоможе команді організаторів не тільки провести якісний аналіз проекту в цілому, але і сформулювати найважливіші фокуси уваги для наступних проектів і нововведень.

А це база для подальшого прогресу, як індивідуального, так і групового. Уявіть собі, що в одному підрозділі виявиться та чи інша тенденція в проявлених метапрограммах. Що це може означати надалі? Що для цієї структурної одиниці, можливо, буде доречно провести захід спрямований на коригування певних функцій, і це може бути все що завгодно: від методу постановки завдань до способів коригування підходів у комунікації по всій вертикалі підрозділу. Більш того, якщо спочатку коучі відбиралися з урахуванням володіння даною компетенцією — робота з метапрограммами, то можна з початку ставити фокус уваги на розвиток гнучкості, а в кінці проекту ще й відстежити динаміку в зміні метапрограммного профілю. Зверніть увагу, метапрограми це дуже сильний інструмент, тільки знати його поверхнево недостатньо для такої роботи, потрібен високий рівень володіння.

Тепер, давайте трохи детальніше розглянемо важливі аспекти кожного з напрямків рефлексії.

1. ВКЛЮЧЕННЯ в процес - ІНДИВІДУАЛЬНЕ та КОМАНДНЕ

Глобально, тут мова йде про:

► проактивність позиції учасника
► системність та тривалість в періоді
► ініціативність
► а також, про готовність брати на себе відповідальність.

Проактивна позиція: завжди є ті, хто вважають за краще бути в перших рядах і ті, хто обирають стояти осторонь та спостерігати до тих пір, поки це не перестане бути можливим. Природно, що навіть більш пасивні учасники є цінним активом для організації, але саме через це "невтручання" часто відбуваються ті помилки і промахи, яких можна було б уникнути в разі їх активної участі.

І в різні періоди вони можуть очолити процес або ж бути в "групі підтримки".

Тривалість в періоді окремий важливий компонент. Практично всі ми здатні бути системними і утримувати ен-ну кількість фокусів уваги. А ось як довго ми можемо це робити, це вже індивідуальні особливості. Знати про себе дану інформацію, значить мати можливість бути максимально корисним для команди і розуміти над чим варто працювати для досягнення бажаного. Це питання звички, навичок та усвідомленості.

І це в тому числі про сформовані звички мислення і поведінки, а за ними, як правило стоять переконання, тривоги, бажання і прагнення. Великий пласт, чого й казати, а той, хто цей пласт підніме, той ініціює серйозні зміни в своїй життєдіяльності.

Готовність брати на себе відповідальність — тут, як мені здається, все ясно. І саме тому, що тема тонка і зворушлива, найкраще її опрацьовувати, все ж, з коучем. А якщо це коуч, який супроводжував клієнта протягом усього проекту, то і допомогти в усвідомленнях Клієнту, такий коуч зможе з максимальною ймовірністю.

І тоді ці усвідомлення не будуть "небажаними", а навпаки, сприятимуть просуванню клієнта в його усвідомленому бажанні розвиватися.

2. СВОЄЧАСНІСТЬ ДІЙ

"Дороге яйце до Великодня" — розповсюджений відомий вислів. І тут багато компонентів, які можна аналізувати: від того, наскільки спочатку якісно була отримана / запрошена інформація про цілі та завдання і до персональної послідовності в діях. Уміння запитувати і надавати зворотний зв'язок. Бути в числі тих, хто може пожертвувати особистими інтересами в ім'я командних результатів.

В тому числі тут не варто ігнорувати потенційні страхи: здатися “недалеким”, бути незрозумілим, жартування всередині колективу та накопичені характерні позаштатні відносини. Все це впливає на своєчасність дій, що виконуються, як очевидних так і неочевидних.

3. НАВИЧКИ та КОМПЕТЕНЦІЇ — СИЛЬНІ СТОРОНИ та ЗОНИ РОЗВИТКУ

Тут все відносно просто. При аналізі спиратися можна на функціонал, в т.ч. в рамках проекту, на ІПР, а також на ті показники навичок, які були потрібні під час проекту та були в тій чи іншій мірі проявлені або не проявлені клієнтом. Також варто звернути увагу на причинно-наслідкові зв'язки:

► що було мотивом для демонстрації або незастосування
► які наслідки для індивіда і команди / організації можливі в майбутньому при подібних проявах
► що важливо змінити в найближчому періоді та над чим працювати в довгостроковій перспективі
► як це інтегрувати в ІПР.

4. ПСИХО-ЕМОЦІЙНИЙ ФОН — ЦІННОСТІ, які були актуалізовані ПІД ЧАС ПРОЕКТУ

Умовно, можна взяти за точку відліку ключових етапів проекту і на їх фоні попросити клієнта виділити важливі етапи особисто для самого опитуваного, як на його думку. Далі досліджувати емоційний фон, яким супроводжувалися ці етапи, і наскільки індивід піддавався загальному настрою або ж навпаки, створював його, чи вдавалося клієнту залишатися в продуктивному ресурсному стані і за рахунок чого, а якщо ж ні, то як цей стан вплинув на результати. Що серед всього цього має особливе значення для клієнта, а що опосередковане.

Як клієнт може розвивати в собі вміння управляти своїм настроєм і наскільки це актуально для поточного стану та майбутніх цілей. Обов'язково внести отримані дані в ІПР, те, що клієнт вважає важливим для себе. Також тут можна акцентувати увагу на тому, що може стати якісним доповненням для організації в аспекті внутрішньокорпоративної культури.

Не ігноруйте момент підтримуючого середовища, особливо, якщо його було сформовано для учасників проекту: наскільки воно було потрібне і могло б підтримати клієнта в процесі реалізації проекту, чи звертався він за підтримкою, коли була потреба і якщо ні, то які були причини, а також важливо сфокусувати увагу на те, як учасник процесу може самостійно формувати підтримуюче середовище для себе.

5. САМОІДЕНТИФІКАЦІЯ учасників на момент завершення проекту

Тут фокус на зміни в ставленні до себе:

► сприйняття себе і своєї ролі, як професіонала, командного гравця, лідера і / або виконавця,
► персональне сприйняття себе і те, ким ця людина змогла стати для своєї "проектної" команди,
► ким хотів бути / яку роль виконувати, коли входив в проект і наскільки це вдалося в результаті,
► якщо все би вдалося якнайкраще, то що тоді було б можливо для цієї людини і т.п.

Погодьтеся, коли "я всього лише виконавець" - це один сценарій, а коли "я людина, яка здатна мотивувати і спонукати інших на подолання будь-яких складнощів" - це зовсім інша історія, яка змінює не тільки наше ставлення до себе та інших, але і прямо впливає на нашу поведінку.

6. Подальше БАЧЕННЯ учасниками своєї позиції і свого вкладу в компанії

Тут є два аспекти:

1) коли фактичний аналіз вже проведено, людина адекватно себе оцінює і, при цьому, розуміє реальну картину про поточний стан справ в організації, вона здатна якісно планувати свою кар'єру в рамках компанії і більш того, розуміє що потрібно для цього робити і з ким це погоджувати;

2) коли таку рефлексію проведено, клієнту може прийти думка, що йому потрібно змінити місце роботи, оскільки на даній компанії немає можливостей для його реалізації. Це, безумовно, ризик для організації (я писала про це в одній з перших статей даного циклу). Ось чому вкрай важливо !!! весь процес даної рефлексії максимально підв'язувати до фактів, а не до домислів і припущень. І це, до речі, аргумент в сторону проведення групових та командних фіналізують сесій, адже в умовах колективу значно складніше інтерпретувати факти у власних інтересах. З іншого боку, відстежити персональні невербальні реакції, що проявляють важливість того чи іншого моменту для конкретної людини, в умовах групової взаємодії, значно складніше. Ідеальний варіант провести командні сесії для кожного підрозділу по ключових напрямах, а після організувати індивідуальні сесії.

Безумовно, в аспекті даної рефлексії, що фіналізує проект, всі взаємодії необхідно чітко підв'язувати до персональних KPI's та до KPI's проекту, грунтуватися на фактах і використовувати багатопозиційний підхід (погляд з різних позицій: наприклад своя, безпосереднього керівника і колег). Це допоможе зібрати максимально об'єктивний погляд і, відповідно, зробити якісні висновки. А значить, перевести все це в досвід.

Один момент, який, можливо, багато хто з вас, шановні читачі, відзначили. А де ж святкування завершення?! На мою думку і з досвіду, потрібно пройти восьмий етап “аналіз проекту та планування наступних ітерацій” і вже в залежності від того, які висновки будуть сформовані і дії сплановані, потрібно буде й організовувати "святкування". А про це поговоримо в наступній статті.

Важливо: для того, щоб якісно опрацювати завершення проекту в цілому і підетапів рефлексії, я дуже рекомендувала б звернутися до професійних компетенцій коучингу ICF, включаючи критерії і маркери, тому що вони є джерелом для орієнтиру на показники якісного партнерства. Кваліфіковані практикуючі фахівці коучинга допоможуть в цьому, як ніхто інший. Використовуйте цей ресурс і отримуйте свої результати, розвиваючи потенціал в процесі будь-яких взаємодій.


______________________
Стаття підготована комітетом з сертифікації ICF Ukraine

Автор: Лидия Радичи-Шпаковская, РСС ICF


НАПИШІТЬ НАМ